Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho một cuộc họp hay hội nghị thành công mất thời gian và chi phí, nên chúng tôi khuyến khích bạn bắt đầu lập ra một kế hoạch từ những chi tiết nhỏ nhất. Việc tổ chức sự kiện lớn và phức tạp có thể đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị và phải được đặt lên đến hai năm trước. Mặt khác, nó có thể là thể lịch trình và thiết lập với nhiều chi tiết nhỏ, các cuộc họp đơn giản chỉ trong vài ngày. Do nhu cầu về nguồn chi phí là khá cao, chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký và bắt đầu lên kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện của bạn càng sớm càng tốt.

Trước khi bạn thực hiện cuộc điều tra ban đầu của bạn, chúng tôi khuyến khích bạn để bắt đầu suy nghĩ về nhu cầu và sở thích của bạn. Để đảm bảo sự kiện của bạn được thực hiện một cách chính xác, hoạch định sự kiện thì thông thường các công ty tổ chức sự kiện thường lên một checklist như sau:

Tên Bộ / Cơ quan / Tổ chức – tổ chức sự kiện.

Tên của sự kiện điều phối viên, địa chỉ, số điện thoại và email

Hóa đơn giấy tờ để liên hệ với tên, địa chỉ, số điện thoại và email

Thời gian ưu tiên để tổ chức sự kiện

Bản chất, hạng mục của sự kiện của bạn.

Tính toán số người tham dự ước tính

Mục tiêu cho cuộc họp của bạn / sự kiện

Nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật

Dịch vụ ăn uống / phục vụ yêu cầu

Vị trí ưa thích và phù hợp (địa điểm tổ chức sự kiện sẽ được phân chia dựa trên kích thước và nhu cầu)

Phòng set-up / cấu hình

Nhu cầu đậu xe

Cần cho phòng qua đêm

Cần cho dịch vụ đăng ký

Cần cho dịch vụ kế hoạch cuộc họp chuyên nghiệp

Khi bạn chọn ngày sự kiện của bạn, kiểm tra các hoạt động trong ngày thường và các ngày lễ .

Ngay sau khi bạn đã nghiên cứu và xác định được ở trên đó là thời gian để thực hiện yêu cầu của bạn với không gian và dịch vụ của chúng tôi thông qua mẫu yêu cầu không gian cung cấp cho các công ty tổ chức sự kiện để lên kế hoạch cụ thể.

Tại thời điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn, chúng tôi sẽ kiểm tra tình trạng phòng trống. Nếu chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu của bạn và bạn đã sẵn sàng để đặt không gian của bạn, các chuyên gia lập kế hoạch từ các công ty tổ chức sự kiện sẽ chuẩn bị một hợp đồng mà sẽ cần phải được xem xét kỹ lưỡng trước khi được kí kết.

Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết được thực hiện trong vòng hai tuần sau khi nhận. Đây là thời gian để cảnh báo cho các công ty tổ chức sự kiện nếu bạn được miễn thuế và những hóa đơn để liên hệ được.

Khi các công ty tổ chức sự kiện nhận hợp đồng đã ký của bạn, Địa điểm và mọi thủ tục của bạn được đặt với chúng tôi và quá trình lập kế hoạch sự kiện bắt đầu. Gần tới ngày tổ chức sự kiện, bạn sẽ nghe thấy có một chuyên gia lập kế hoạch sự kiện từ công ty tổ chức sự kiện để xác nhận thông tin chi tiết của bạn và thảo luận về các lựa chọn.

Đối với hầu hết các lớp học và các hội nghị, bạn sẽ nhận được một kế hoạch tổ chức sự kiện không quá sáu tuần trước ngày bắt đầu của nó để bạn xem xét. Nếu có bất cứ thay đổi hoặc bổ sung cần thiết, bây giờ là thời gian để làm cho họ.

Một tháng trước khi sự kiện của bạn, hoàn thiện đặt chỗ và thanh toán nếu bạn đang gửi danh sách ngăn phòng. Giữ trên các khối phòng cho phòng qua đêm được phát hành bốn tuần trước khi sự kiện này.

Bốn hoặc nhiều tuần trước khi sự kiện của bạn, áp dụng cho các giấy phép đậu xe dành riêng hoặc gửi liên kết đậu xe ra để tham dự của bạn.

Hai tuần trước khi sự kiện của bạn:

Hoàn thành tất cả các nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật.

Hoàn thành tất cả các lựa chọn menu (để cho phép nhân viên phục vụ của chúng tôi để chuẩn bị đơn đặt hàng thực phẩm). Sự kiện yêu cầu dịch vụ ăn uống ít hơn so với hai tuần trước ngày sự kiện phải được phê duyệt.

Gửi chương trình nghị sự kiện cuối cùng của bạn.

Một tuần trước khi tổ chức sự kiện của bạn, một kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được gửi cho bạn xem xét. Mỗi chi tiết của sự kiện sẽ được chứa trong tài liệu này. Vui lòng xem xét kỹ và đánh dấu lên tất cả thay đổi. Ký tên vào tài liệu và trở về kế hoạch tổ chức sự kiện và văn phòng bán hàng. Đây sẽ là kế hoạch cuối cùng của bạn cho nhân viên của chúng tôi để thực hiện khi bạn đến.

Bốn ngày làm việc trước khi sự kiện của bạn, rà soát lại tất cả điều khoản phục vụ và hỗ trợ kỹ thuật các đơn đặt hàng đến hạn.

Vào ngày của sự kiện: Bạn sẽ nhận chìa khóa phòng và chào mừng bạn thư / xác nhận trong đó tóm tắt lịch trình và dịch vụ cung cấp cho bạn. Suốt ngày, nhân viên sẽ có mặt để giúp bạn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc quan tâm ngay lập tức. Hãy nhớ để trả lại chìa khóa phòng vào cuối sự kiện của bạn.

Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi trong khi trên trang web, bao gồm thêm nhiều hơn nhu cầu thực phẩm hoặc hỗ trợ kỹ thuật, một số liên lạc trên trang web sẽ được liệt kê với các nhân viên của chúng tôi. Tất cả các ngày của Event add-ons sẽ đòi hỏi một chữ ký của người được chỉ định của bạn.

Sau sự kiện của bạn, vui lòng hoàn thành một cuộc khảo sát theo dõi để cung cấp cho chúng tôi thông tin phản hồi hữu ích về kinh nghiệm của bạn.

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải có những gì?

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải có những gì?

Đã bao giờ bạn tự hỏi làm thế nào một Lễ khai mạc Thế vận hội Olympic đi vào cuộc sống? Bạn đã tham gia vào hàng triệu người trên toàn thế giới những người xem như Kate Middleton nói: "Tôi làm được"? Hoặc có bao giờ bạn đứng ở, đã xem và yêu mến một màn pháo hoa?

Đằng sau tất cả những điều này và nhiều hơn nữa, các chuyên gia quản lý tổ chức sự kiện làm việc không mệt mỏi để tạo ra các kinh nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng, các ngôi sao, các nhà tài trợ và các bên liên quan, và các khán giả. Quản lý tổ chức sự kiện là sự phối hợp, chạy và lập kế hoạch của tất cả mọi người, các đội và các tính năng mà đến với nhau để tạo ra tất cả các loại sự kiện.

Công ty tổ chức sự kiện cần thiết ở khắp mọi nơi

Quản lý sự kiện được cần thiết trong hầu như bất kỳ loại hình kinh doanh - giải trí, tài chính, chính phủ, bán lẻ, thời trang, thể thao, âm nhạc ... và như vậy ngày của mình để ngày công việc có thể được lấp đầy với một phạm vi rộng lớn của những thách thức thú vị và những tình huống độc đáo. Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu xem sự kiện có thể là con đường sự nghiệp cho bạn, hãy tận hưởng đọc trang web của chúng tôi, và hãy xem chúng tôi các khóa học quản lý sự kiện để xem làm thế nào chúng ta có thể có thể giúp bạn đột nhập vào ngành công nghiệp thú vị này.

Làm việc theo nhóm là yếu tố bắt buộc khi tổ chức sự kiện

Sự kiện này thường đòi hỏi nhiều đội bóng khác nhau để đến với nhau, thường bao gồm một số các nhà cung cấp bên ngoài. Sự kiện thành công phụ thuộc vàomỗi đội và mỗi thành viên trong nhóm làm việc của mình để một tiêu chuẩn cao , cũng như sự linh hoạt và cam kết tốt giao tiếp giữa các đội. Nếu bạn yêu thích là một phần của một nhóm nghiên cứu và làm việc với người dân để tạo ra một cái gì đó độc đáo, sự kiện cũng có thể là con đường cho bạn.

Tư duy sáng tạo không thể thiếu đối với nhân viên tổ chức sự kiện

Các ngành công nghiệp sự kiện là tất cả về quá sự mong đợi của tất cả các bên tham gia vào các sự kiện, và thiết kế là một trong những cách quan trọng để gây ấn tượng. Quản lý tổ chức sự kiện cần phải được các nhà tư tưởng bên ngoài-the-box thực sự những người có một cách tiếp cận năng động để giải quyết vấn đề . Thiết kế là điều cần thiết cho sự thành công của sự kiện, cho dù bạn có tia lửa sáng tạo mà có thể cung cấp cho khách sự kiện một kinh nghiệm đáng nhớ, hoặc streak của cầu toàn mà hàng thủ nhận thức thương hiệu phải xuống đến các màu sắc của phù hiệu tên.

Lãnh đạo mạnh mẽ là cần thiết của đội ngũ quản lý của một công ty tổ chức sự kiện

Một đội ngũ quản lý sự kiện cần sự lãnh đạo mạnh mẽ để có tốt nhất của mình -cuộc đàm phán giữa các khách hàng, nhà cung cấp, công ty hoặc nhân viên địa đòi hỏi sự linh hoạt, suy nghĩ nhanh, xô động và ra quyết định đặc biệt. Một khả năng đặc biệt để phát hiện sự thỏa hiệp tốt và biết điều gì là cần thiết cho sự thành công của sự kiện đánh dấu ra một đội ngũ lãnh đạo sự kiện tuyệt vời. Bạn có thể lấy về những thách thức của việc chỉ đạo một sự kiện phức tạp trong khi quản lý sự mong đợi của các bên liên quan khác nhau?

Công ty tổ chức sự kiện có được một khởi đầu khi!

Việc xây dựng thương hiệu công ty tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là cách hoàn hảo để có được một giới thiệu về các ngành công nghiệp sự kiện và cung cấp cho mình một khởi đầu trong bắt đầu một sự nghiệp. Chúng tôi dạy các yếu tố mà đi vào quản lý một sự kiện thành công, và cung cấp một cơ hội để tham quan các sự kiện tầm cỡ thế giới như chúng đang xảy ra. Bạn để lại với một chứng chỉ được công nhận bởi một cơ quan nào đó , và là một bước đầu tiên lớn vào một ngành công nghiệp năng động và có sức hút.

Hãy trở thành một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vì!

Quản lý tổ chức sự kiện là một lĩnh vực có tốc độ nhanh, đa dạng, và rất được việc làm . Ngay cả trong thời kỳ suy thoái kinh tế, sự kiện vẫn vô giá đối với các công ty như là một cách chắc chắn để xây dựng uy tín thương hiệu, đẩy niềm tin tiêu dùng và cung cấp cho mọi người những trải nghiệm đáng nhớ. Các ngành công nghiệp sự kiện cần bạn - vì vậy những gì bạn đang chờ đợi!