Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho một cuộc họp hay hội nghị thành công mất thời gian và chi phí, nên chúng tôi khuyến khích bạn bắt đầu lập ra một kế hoạch từ những chi tiết nhỏ nhất. Việc tổ chức sự kiện lớn và phức tạp có thể đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị và phải được đặt lên đến hai năm trước. Mặt khác, nó có thể là thể lịch trình và thiết lập với nhiều chi tiết nhỏ, các cuộc họp đơn giản chỉ trong vài ngày. Do nhu cầu về nguồn chi phí là khá cao, chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký và bắt đầu lên kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện của bạn càng sớm càng tốt.
Trước khi bạn thực hiện cuộc điều tra ban đầu của bạn, chúng tôi khuyến khích bạn để bắt đầu suy nghĩ về nhu cầu và sở thích của bạn. Để đảm bảo sự kiện của bạn được thực hiện một cách chính xác, hoạch định sự kiện thì thông thường các công ty tổ chức sự kiện thường lên một checklist như sau:
Tên Bộ / Cơ quan / Tổ chức – tổ chức sự kiện.
Tên của sự kiện điều phối viên, địa chỉ, số điện thoại và email
Hóa đơn giấy tờ để liên hệ với tên, địa chỉ, số điện thoại và email
Thời gian ưu tiên để tổ chức sự kiện
Bản chất, hạng mục của sự kiện của bạn.
Tính toán số người tham dự ước tính
Mục tiêu cho cuộc họp của bạn / sự kiện
Nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật
Dịch vụ ăn uống / phục vụ yêu cầu
Vị trí ưa thích và phù hợp (địa điểm tổ chức sự kiện sẽ được phân chia dựa trên kích thước và nhu cầu)
Phòng set-up / cấu hình
Nhu cầu đậu xe
Cần cho phòng qua đêm
Cần cho dịch vụ đăng ký
Cần cho dịch vụ kế hoạch cuộc họp chuyên nghiệp
Khi bạn chọn ngày sự kiện của bạn, kiểm tra các hoạt động trong ngày thường và các ngày lễ .
Ngay sau khi bạn đã nghiên cứu và xác định được ở trên đó là thời gian để thực hiện yêu cầu của bạn với không gian và dịch vụ của chúng tôi thông qua mẫu yêu cầu không gian cung cấp cho các công ty tổ chức sự kiện để lên kế hoạch cụ thể.
Tại thời điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn, chúng tôi sẽ kiểm tra tình trạng phòng trống. Nếu chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu của bạn và bạn đã sẵn sàng để đặt không gian của bạn, các chuyên gia lập kế hoạch từ các công ty tổ chức sự kiện sẽ chuẩn bị một hợp đồng mà sẽ cần phải được xem xét kỹ lưỡng trước khi được kí kết.
Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết được thực hiện trong vòng hai tuần sau khi nhận. Đây là thời gian để cảnh báo cho các công ty tổ chức sự kiện nếu bạn được miễn thuế và những hóa đơn để liên hệ được.
Khi các công ty tổ chức sự kiện nhận hợp đồng đã ký của bạn, Địa điểm và mọi thủ tục của bạn được đặt với chúng tôi và quá trình lập kế hoạch sự kiện bắt đầu. Gần tới ngày tổ chức sự kiện, bạn sẽ nghe thấy có một chuyên gia lập kế hoạch sự kiện từ công ty tổ chức sự kiện để xác nhận thông tin chi tiết của bạn và thảo luận về các lựa chọn.
Đối với hầu hết các lớp học và các hội nghị, bạn sẽ nhận được một kế hoạch tổ chức sự kiện không quá sáu tuần trước ngày bắt đầu của nó để bạn xem xét. Nếu có bất cứ thay đổi hoặc bổ sung cần thiết, bây giờ là thời gian để làm cho họ.
Một tháng trước khi sự kiện của bạn, hoàn thiện đặt chỗ và thanh toán nếu bạn đang gửi danh sách ngăn phòng. Giữ trên các khối phòng cho phòng qua đêm được phát hành bốn tuần trước khi sự kiện này.
Bốn hoặc nhiều tuần trước khi sự kiện của bạn, áp dụng cho các giấy phép đậu xe dành riêng hoặc gửi liên kết đậu xe ra để tham dự của bạn.
Hai tuần trước khi sự kiện của bạn:
Hoàn thành tất cả các nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật.
Hoàn thành tất cả các lựa chọn menu (để cho phép nhân viên phục vụ của chúng tôi để chuẩn bị đơn đặt hàng thực phẩm). Sự kiện yêu cầu dịch vụ ăn uống ít hơn so với hai tuần trước ngày sự kiện phải được phê duyệt.
Gửi chương trình nghị sự kiện cuối cùng của bạn.
Một tuần trước khi tổ chức sự kiện của bạn, một kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được gửi cho bạn xem xét. Mỗi chi tiết của sự kiện sẽ được chứa trong tài liệu này. Vui lòng xem xét kỹ và đánh dấu lên tất cả thay đổi. Ký tên vào tài liệu và trở về kế hoạch tổ chức sự kiện và văn phòng bán hàng. Đây sẽ là kế hoạch cuối cùng của bạn cho nhân viên của chúng tôi để thực hiện khi bạn đến.
Bốn ngày làm việc trước khi sự kiện của bạn, rà soát lại tất cả điều khoản phục vụ và hỗ trợ kỹ thuật các đơn đặt hàng đến hạn.
Vào ngày của sự kiện: Bạn sẽ nhận chìa khóa phòng và chào mừng bạn thư / xác nhận trong đó tóm tắt lịch trình và dịch vụ cung cấp cho bạn. Suốt ngày, nhân viên sẽ có mặt để giúp bạn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc quan tâm ngay lập tức. Hãy nhớ để trả lại chìa khóa phòng vào cuối sự kiện của bạn.
Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi trong khi trên trang web, bao gồm thêm nhiều hơn nhu cầu thực phẩm hoặc hỗ trợ kỹ thuật, một số liên lạc trên trang web sẽ được liệt kê với các nhân viên của chúng tôi. Tất cả các ngày của Event add-ons sẽ đòi hỏi một chữ ký của người được chỉ định của bạn.
Sau sự kiện của bạn, vui lòng hoàn thành một cuộc khảo sát theo dõi để cung cấp cho chúng tôi thông tin phản hồi hữu ích về kinh nghiệm của bạn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét